HausempfangErstgespräch
30 Minuten am Telefon. Wir hören erst mal zu.
Wir schauen uns an, wie viele Anrufe bei euch auflaufen, welche davon wiederkehrend sind und was ein Assistent realistisch abfangen kann. Am Ende wisst ihr, ob sich das lohnt – auch wenn die Antwort nein ist.
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Erstgespräch & Analyse
30 Minuten. Wir hören zu und schauen uns an, welche Anrufe bei euch auflaufen, welche davon wiederkehren und wo der größte Hebel liegt. Kein Verkaufsgespräch, sondern ein ehrlicher Blick auf eure Abläufe.
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Einrichtung & erster Assistent
Passt die Zusammenarbeit, folgt direkt das Onboarding: ein kompakter Fragebogen zu Objekten, Zuständigkeiten und Notfallregeln – dann bauen wir mit euch den ersten funktionsfähigen Assistenten.
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Feinschliff, Go-Live & Optimierung
Ihr hört rein, wir korrigieren, der Assistent geht live. Danach optimieren wir laufend auf Basis echter Gespräche aus eurem Haus.
Rückruf vereinbaren
Wir rufen euch an – deshalb braucht es eure Rufnummer. Wunschzeit gern mit dazu, wir richten uns danach.
Mit dem Absenden willigt ihr ein, dass wir eure Angaben zur Bearbeitung der Anfrage verarbeiten. Das Formular wird über HubSpot bereitgestellt; dabei wird eine Verbindung zu Servern in der EU aufgebaut. Details in unserer Datenschutzerklärung.
Lieber gleich einen festen Termin im Kalender wählen?
Hier wählt ihr direkt einen Zeitpunkt und bekommt Bestätigung und Kalendereintrag automatisch. Die Rufnummer erfragen wir in der Bestätigungsmail – oder ihr nehmt oben das Formular, dann ist alles in einem Schritt erledigt.
Lieber direkt sprechen? 069 3487 2074 oder info@innovaforge.de
Integrationen
Bei euch rufen Mieter und Eigentümer an – meist mit denselben Anliegen, und manchmal mit einem, das keine Stunde warten kann. Der Assistent unterscheidet genau das: Er nimmt auf, worum es geht, gibt es strukturiert weiter und stellt im Notfall sofort durch. Wohin er das gibt, hängt davon ab, womit ihr arbeitet.
Notfall oder nicht
Ein Wasserrohrbruch wartet nicht auf Montag, eine Frage zur Nebenkostenabrechnung schon. Ihr legt fest, welche Anliegen als Notfall gelten. Trifft eines davon zu, stellt der Assistent sofort auf eure Bereitschaftsnummer durch, statt eine Nachricht zu hinterlassen. Nimmt dort niemand ab, geht es an die nächste hinterlegte Nummer. Jede Weiterleitung ist protokolliert.
Mieter- und Eigentümerportale
casavi, etg24 und facilioo binden wir über ihre Schnittstellen an. Ein Anruf wird dort zum Vorgang – mit Objekt, Einheit, Anliegen und Rückrufnummer, so wie ihn eure Leute sonst von Hand anlegen würden. Die Zugangsdaten dafür erzeugt ihr in eurem eigenen Konto.
Eure Verwaltungssoftware
Win-CASA, Haufe PowerHaus, Immoware24, DOMUS, impower: Diese Systeme sind unterschiedlich weit offen, bei manchen kostet die Schnittstelle beim Hersteller extra. Wir sagen euch im Erstgespräch, was in eurem Fall geht, was es kostet und wo eine E-Mail schlicht die vernünftigere Lösung ist.
Eure Telefonanlage
Ob Telekom, Placetel, STARFACE, sipgate, 3CX oder NFON: Der Assistent hängt sich per Rufumleitung oder SIP dahinter. Ihr behaltet eure Nummern und könnt jederzeit wieder zurückstellen. Es wird nichts ausgetauscht und nichts gekündigt.
Handwerker beauftragen
Nach dem Anruf steht die Meldung strukturiert da: Objekt, Einheit, was kaputt ist, seit wann, wie der Mieter erreichbar ist. Damit kann der Auftrag direkt raus. Handwerker ohne eigenen Portalzugang erreicht ihr weiterhin per E-Mail – daran ändert sich nichts.
Wenn nichts davon passt
Viele Verwaltungen arbeiten mit Outlook und einer Excel-Liste, und das ist kein Problem. Dann kommt jeder Anruf als saubere E-Mail an, mit einer Betreffzeile, die man sortieren kann. Eine Anbindung ist eine Option, keine Voraussetzung.