KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen

Beides. Wir sind ein IT-Unternehmen mit eigener Softwareentwicklung – Individualsoftware, Datenarchitektur und KI-Anwendungen sind unser Tagesgeschäft. Beim Telefonassistenten bauen wir aber bewusst keine eigene Sprach-KI, sondern setzen auf einer etablierten Plattform auf und übernehmen das, was über Erfolg oder Misserfolg entscheidet: Gesprächslogik, Eskalationsregeln, Systemanbindung, Datenschutz-Setup und laufende Optimierung. Ihr bekommt die Umsetzungskompetenz eines Softwarehauses, ohne eine Eigenentwicklung zu bezahlen.

Könnt ihr. Die Software zu buchen dauert zehn Minuten. Der Aufwand steckt in den hundert kleinen Entscheidungen danach: Was passiert, wenn um 23 Uhr ein Wasserschaden gemeldet wird? Ab wann ist ein kalter Heizkörper ein Notfall? Was sagt der Assistent einem Mieter, der die Betriebskostenabrechnung anzweifelt? Genau dafür sind wir da – und wir bleiben danach dran.

Heute unterbricht das Telefon die Arbeit an Abrechnung, Versammlungsvorbereitung und Handwerkerkoordination. Danach ist der Anruf der Startpunkt eines definierten Ablaufs: angenommen, verstanden, dem Objekt und der Einheit zugeordnet, dokumentiert und übergeben – ohne dass jemand aus der Arbeit gerissen wird.

Der Schwerpunkt liegt auf WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung – dort ist das Anrufaufkommen am höchsten. Die gleiche Logik passt für Maklerbüros und Vermietungsteams: Auch dort ist niemand am Platz, wenn Interessenten anrufen, weil der Termin gerade draußen stattfindet.

Ja – und das ist so gewollt. Zu Gesprächsbeginn wird transparent darauf hingewiesen (Art. 13 DSGVO). Anrufende können jederzeit an einen Menschen weiterverbunden werden. Für die anrufende Person zählt am Ende ohnehin, dass die Meldung ankommt und jemand sich kümmert – statt der Mailbox.

Nein. Er fängt ab, was heute an den Sprechzeiten vorbeiläuft: Anrufe zwischendurch, nach Feierabend, am Wochenende, während Begehungen und Versammlungen. Innerhalb der Sprechzeit nimmt er die Anrufe an, die sonst besetzt hören würden. Die Gespräche, die wirklich persönlich geführt werden müssen, kommen weiterhin zu euch.

Das hängt von den Schnittstellen eures Systems ab – ob DOMUS, Haufe PowerHaus, Immoware24, iX-Haus oder ein Portal wie casavi. Wir prüfen das im Erstgespräch konkret. Wo eine Anbindung möglich ist, nutzen wir sie. Wo nicht, arbeiten wir mit sauberen, strukturierten Übergaben per E-Mail oder Ticket – der Assistent funktioniert auch ohne tiefe Integration.

Rohrbruch, Heizungsausfall im Winter, Aufzugsstörung, Stromausfall, Gasgeruch: Solche Fälle erkennt der Assistent und eskaliert nach euren Regeln sofort – an die Bereitschaft, an den hinterlegten Notdienst oder an eine feste Rufnummer. Ihr legt fest, was als Notfall gilt und wer wann erreichbar ist.

Nur in dem Rahmen, den ihr ausdrücklich freigebt. Standardmäßig gibt er keine personenbezogenen Auskünfte am Telefon. Sensible Themen wie Mietrückstände, Kündigungen, Mieterhöhungen oder Konflikte zwischen Bewohnern nimmt er auf und übergibt sie an euch.

Beschwerden bleiben Menschensache. Der Assistent diskutiert nicht und rechtfertigt nichts. Er nimmt das Anliegen sachlich auf, markiert es entsprechend und leitet es an die zuständige Person – oder verbindet direkt, wenn ihr das so festlegt.

Die Verarbeitung läuft über EU-Entitäten der eingesetzten Anbieter in europäischen Rechenzentren, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und vereinbarten Löschfristen. Gesprächsdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Das hängt vom Umfang ab: Anzahl der verwalteten Einheiten, Aufgabenspektrum und Systemanbindung. Im kostenlosen Erstgespräch bekommt ihr eine konkrete Zahl statt einer Spanne.

Rund 90 Minuten: 30 Minuten Erstgespräch, ein kompakter Fragebogen zu Objekten, Zuständigkeiten und Notfallregeln und eine Feedbackrunde zum ersten Assistenten. Den Rest übernehmen wir.

Wir arbeiten auf mindestens 12 Monate angelegt – nicht als Bindung, sondern weil ein Assistent erst mit echten Gesprächsdaten richtig gut wird. Ein Jahr deckt außerdem alle Wellen ab: Heizperiode, Abrechnung und Versammlungssaison. Die genauen Konditionen besprechen wir offen im Erstgespräch.

Weil unsere Arbeit erst nach dem Go-Live richtig anfängt. Wir liefern kein Login und verabschieden uns, sondern optimieren auf Basis echter Gespräche aus eurem Bestand. Und wir sind aus der Region – erreichbar, nicht anonym.

30 Minuten, ohne Präsentation. Wir schauen uns an, wie viele Anrufe bei euch auflaufen, welche davon wiederkehrend sind und was ein Assistent realistisch abfangen kann. Am Ende wisst ihr, ob sich das für euch lohnt – auch wenn die Antwort nein ist.

Ja. Wir investieren die Zeit, weil wir nur mit Verwaltungen arbeiten wollen, bei denen die Lösung tatsächlich etwas bringt. Das lässt sich vorher klären.